Ist der Arbeitsplatz Sekretariat in dem Zustand wie er sein sollte?

Ich möchte mit den Arbeitsbedingungen der Schulsekretärinnen mit einer Reihe von Fragen beginnen.

 

Entsprechen ihre Sitzmöbel und Schreibtische den arbeitsmedizinischen Anforderungen? Sind die technischen Einrichtungen wie Kopierer, Drucker, Scanner, Computer auf einem zumutbaren und technisch neuen Stand und optimal für die Arbeitsabläufe positioniert?

Sind die Abläufe in der Verwaltung so angelegt, dass doppelte Arbeiten vermieden werden?

Schützt die Schulleitung die Schulsekretärinnen vor zusätzlichen Belastungen durch das Kollegium der Schule?

Sorgt die Schulleitung dafür, dass die Regeln für die Öffnungszeiten des Sekretariats gegenüber Lehrern und Schüler eingehalten werden? Schulsekretärinnen brauchen ausreichende Phasen ungestörten Arbeitens.

 

Es war für mich persönlich hochinteressant, regelmäßige Gespräche mit den Schulsekretärinnen zu führen. Auch diese Gespräche folgen der Regel: Tagesordnung verabreden, sich an die Tagesordnung halten, eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs und Kopie an die Gesprächspartnerinnen. Zu Beginn des Gesprächs erfolgt ein Rückgriff auf das vorige Gesprächsprotokoll mit der Überprüfung, ob Vereinbarungen eingehalten wurden, vereinbarte Abläufe jetzt besser laufen. Sekretärinnen sitzen an den Schaltstellen der Schule. Hier laufen die meisten Telefonate ein. Schon alleine aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die Sekretärinnen ihren Arbeitsplatz als ganz wichtigen Servicedienst ansehen. Sie repräsentieren die Schule durch die ihre Freundlichkeit und Verbindlichkeit bei Telefonkontakten. Sie repräsentieren die Schule selbst bei schwierigen Telefonaten.

Selbstredend muss das Sekretariat in der Kommunkation sehr gut eingebunden sein. Es macht einen sehr schlechten Eindruck, wenn Außenstehende den Eindruck gewinnen, dass ein Sekretariat nicht über wichtigen Vorgänge an der Schule informiert ist.

Wie bei den Hausmeistern schränkt die Arbeitsplatzbeschreibung des Schulträgers die Tätigkeiten der Schulsekretärinnen stark ein, zumindes gemessen an den vitalen Bedürfnissen der Schule. 

Geben Sie Ihrer / Ihren Sekretärin/nen die Chance, auch ihre besonderen Fähigkeiten einzubringen, die nicht in ihrer Arbeitsplatzbeschreibung festgehalten sind!

Die meisten Sekretärinnen können erheblich mehr als dort festgelegt und genießen es auch, über ihre klassische Tätigkeit hinaus Verantwortung zu übernehmen.

Meine "Hauptsekretärin" konnte vom Vertretungsplan über Statistikarbeiten und Zeugnisdruck so ziemlich alles, was in den besonders harten Tagen an Arbeiten anfiel. Sie konnte in fast alle sich plötzlich auftuenden Breschen einspringen, und das Verrückte ist, sie hat das sogar gerne getan. Natürlich tragen Sie in diesem Fall auch die Verantwortung wenn mal was daneben geht, was aber nur in extrem seltenen Fällen vorkam. Aber Sie müssen sich schon auch ein kleines Belohnungssystem ausdenken, um Ihrer Sekretärin sichtbar zu machen, wie sehr Sie Ihre Arbeit schätzen und wie wichtig sie für die Entwicklung der Schule ist. Aber haben Sie immer im Blick, ob sich Ihr Sekretariat nicht selbst ausbeutet. Auch hier soll die Arbeit Freude machen.